مدیریت اسناد

با سیستم مدیرتی اسناد سیستم قو، به راحتی می‌توانید اسناد اسکن شده را ارسال، طبقه‌بندی نموده و بایگانی‌تان را به اشتراک بگذارید. همچنین می‌توانید برای تولید اسناد تجاری بصورت مکانیزه اقدام کنید. مدیریت اسناد با سایر برنامه های سیستم قو یکپارچه می شوند، و همه چیز دقیقا جایی است که شما به آن نیاز دارید.

مدیریت اسناد

پیش نمایش

پیش نمایش آنلاین اکثر قالب های پرونده به صورت PDF ، تصاویر ، فیلم به آسانی در اختیار شماست.

گفت وگو

امکان گفت وگو در مورد داکیومنت ها ، اطلاع افراد یا ایجاد فعالیت های بعدی برای پیگیری فعالیت هایی که در یک سند انجام می شوند وجود دارد.

پیوندها

پرونده ها را به صورت منظم بارگذاری می کند.

مالکان و مخاطبان

امکان اختصاص اسناد به کاربران ، مشتریان / فروشندگان وجود دارد.

سازماندهی

پوشه ها

پوشه های سلسله مراتبی اجازه می دهد تا فضای کاری را با مجموعه ای از برچسب ها و اقدامات خاص خود تعریف کنید.

برچسب ها

می توانید چندین برچسب را بر روی ساختار اسناد هر پوشه تنظیم کنید.

منابع

اسناد مرتبط با منابع (فاکتورها ، وظایف) در سیستم مدیریت اسناد به صورت یکپارچه شده وجود دارند.

فیلترها

فیلترها را تعریف کنید و بیشترین موارد استفاده را در فیلترهای موردعلاقه خود که با سایر کاربران می توانید به اشتراک بگذارید ذخیره کنید.

بایگانی

امکان بایگانی یا حذف داکیومنت وجود دارد. برای اطمینان بیشتر ، شما باید قبل از حذف اسناد، آن ها را بایگانی کنید. (همچنین اختیار حذف کردن کامل اسناد میتواند در اختیار کاربران محدودی باشد)

حقوق دسترسی

حقوق دسترسی به راحتی در هر پوشه قابل تنظیم است.

همکاری

اشتراک پوشه ها

پوشه ها را برای ارائه دسترسی به کاربران خارجی (با ورود به سیستم یا بدون ورود به سیستم) به اشتراک بگذارید و به آنها اجازه دهید داکیومنت های جدید را بارگذاری کنند.

اشتراک

اسناد را به همکاران، مشتریان یا فروشندگان خود اختصاص دهید. پرونده‌ها و پوشه‌های عمومی را با مشتریان خود به اشتراک بگذارید و بگذارید مستقیماً اسناد را کنترل و اصلاح کنند.

دروازه ایمیل

با استفاده از دروازه ایمیل، فاکتورها به صورت خودکار از یک سند اسکن شده یا زیرسیستم فروش بصورت مستقیم از طریق ایمیل برای فروشندگان و مشتریان شما ارسال می‌شوند.

گردش کار اسناد

اقدامات سفارشی

اقدامات خودکار هر پوشه مانند ایجاد داکیومنت ، پردازش صورت حساب ها ، امضا ، سازماندهی پرونده ها و غیره را برای مخاطبان و یا وظایف تعریف کنید.

امکان ایجاد “اسناد مفقود شده” و سازماندهی آنها، که به کاربران بارگذاری این اسناد را یادآوری می کند.

قفل / گشایش

امکان قفل کردن پرونده برای هشدار دادن به کاربران دیگر مبنی بر این که یک سند خاص تغییر داده شده است، وجود دارد.

فرآیند اعتبار سنجی

از یک فرآیند تأیید، کنترل و اعتبار سنجی کاملاً یکپارچه برای فعالیت‌ها براساس قوانین مدون استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که همه چیز توسط شخص مناسب در لحظه مناسب انجام می‌شود.